– Percaya atau tidak, bahasa Inggris ada macam-macamnya loh! Selama ini yang kita pelajari dari SD, SMP sampai SMA adalah jenis dasar, standar, dan umum dari bahasa Inggris. Ketika kamu mengikuti kursus-kursus di luar sekolah pasti akan ada pilihan untuk belajar bahasa Inggris untuk tujuan yang lebih spesifik (English for Specific Purpose). Salah satu dari specific purpose ini adalah untuk bisnis.
Nah, ketika masuk ke dunia kerja, kemampuan berbahasa Inggris memang sangat penting. Tapi, akan lebih bagus lagi jika kalian paham kalau penggunaan bahasa Inggris saat melakukan transaksi bisnis dan saat di kelas berbeda loh. Sekarang kita bahas yang paling dasar dulu ya, yaitu dalam penulisan email.
Baca juga: Business English Skills Merepresentasikan Perusahaan
Artikel ini bakal berguna sekali untuk kamu yang selama ini tidak tahu seperti apa mengirim email dalam bahasa Inggris. Buat yang masih mencari kerja dan ingin mengirim email ke rekruiter sampai yang sudah kerja dan tidak tahu cara mengirim email ke klien luar negeri, disimak ya!
Membuka email
Salam dan nama adalah rumus pasti. Orang-orang akan merasa kamu orang yang memperhatikan detail ketika kamu membuka email dengan menyapa orang yang kamu tuju. Seringnya banyak orang hanya memasukan salam pembuka tanpa mengalamatkan kepada siapa salam tersebut, hal ini tentu saja memberi kesan kalau kamu hanya copy paste email mu ke 100 orang lainnya. Berikut adalah beberapa saran salam pembuka untuk email mu:
Dear [nama],
Hi [nama],
Tapi kalau kamu sudah mencari-cari dan masih tidak bisa menemukan kepada siapa email mu ditujukan, tidak ada salahnya menggunakan:
Greetings,
atau
Hi everyone/guys/team (kalau kamu mengirim email ke banyak orang)
Badan Email
Berbeda dengan email bahasa Indonesia yang isinya biasa dimulai dengan ‘yang terhormat’, email berbahasa inggris bisa kamu mulai dengan positif seperti:
- I hope this email finds you well.
- Hope you are well / all is well
- I hope you enjoyed the (nama acara yang mereka ikuti jika kamu adalah panitia penyelenggaranya)
Jangan lupa untuk memperkenalkan diri dan menceritakan secara singkat tujuanmu mengirimkan email kepada mereka, misalnya:
- It’s [namamu] from [perusahaanmu/linkedin/acara/dll]. I am writing to you about [alasanmu]
- I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/invite you to/to update you on/ask for (jika kamu ingin mengkonfirmasi sesuatu)
- I am reaching out because (jika tidak ingin terlalu formal)
- Might I take a moment of your time to (jika kamu ingin emailmu sangat formal)
Tips satu lagi adalah membuat emailmu terasa seperti memang ditujukan orang tersebut. Misalnya dengan menyebutkan prestasi terbaru mereka yang membuat kamu mengirimkan email tersebut atau memuji mereka. Contoh:
- I read your article about [topik] in [the newspaper/magazine/blog/etc] yesterday/ this morning. I couldn’t help thinking about … (jika orang tersebut baru saja menerbitkan sebuah tulisan, kamu bisa memulai dari sini)
- Congratulations on [prestasi terbaru orang tersebut]! I’m sure it’s inspiring to see how this … (Pujian juga bisa menjadi salah satu bahan untu memulai badan email, tapi jangan berlebihan ya, ingat kamu ingin membuat relasi bukan menjilat.)
Jika kamu ingin mengingatkan sesuatu, misalnya deadline terakhir kamu ingin mendengar atau mendapatkan balasan dari mereka, kamu bisa memakai:
- Please note that … (formal)
- Quick reminder … (informal)
- I wanted to update you about … (neutral)
- I’d like to inform you that … (formal)
- Just a quick heads up … (informal)
Terkadang kita juga menyisipkan file ke dalam email kita, akan lebih baik jika kita memberitahu penerima email kalau kita telah menyisipkan file-file yang mungkin bisa mereka lihat, misalnya CV, proposal, dll. Kalian bisa memakai beberapa frasa dibawah ini:
- With this email, I’ve attached [nama filemu] for you to consider/review.
- I am sending you [nama filemu] as a pdf file.
- Please see attached file below for more details about … (jika kamu menyisipkan banyak file)
- Could you please sign the attached document and send it back before [hari dan tanggal]
- Here is the document [you have asked for /we have discussed about]
Ketika kamu membutuhkan informasi lebih lanjut atau kamu ingin meminta sesuatu, kamu bisa memakai beberapa frasa di bawah ini:
- Could you please …? (formal)
- If possible I’d like to know more about …
- Please keep me informed/updated/posted …
- I’d appreciate it if you could …
Penutup
Setelah kamu menyebutkan tujuanmu dan telah menyelesaikan badan emailmu, jangan lupa menutup emailmu ya. Daripada hanya menggunakan ‘Thanks again’ berulang-ulang kamu bisa memilih beberapa frasa ini:
- Let me know if you need any help.
- Should you require further assistance, please let me know.
- If you have any comments, concerns, or questions, feel free to contact me.
Atau kamu juga bisa menutup emailmu dengan memberikan kesan bahwa kamu berekspektasi akan dibalas oleh orang tersebut. Frasa-frasa yang akan memberikan kesan tersebut ada;ah:
- Please let me know [if this works/if you are available/if that sounds good/if you can/if you can help/if you need to reschedule]…
- I look forward to seeing/ meeting you.
- Any feedback you can give me on this would be much/highly appreciated.
Jangan lupa mencantumkan ‘signature’-mu di akhir email. Biasanya akan dimulai dengan beberapa frasa seperti:
- Warm regards,
- Best regards,
- Sincerely
- Cheers,
- Stay safe,
Mengetahui cara penulisan email yang tidak hanya baik tapi juga terkesan profesional memberikan kesan yang lebih mendalam. Dengan menggunakan frasa yang tepat, kamu bisa menghindari menyinggung perasaan penerima email tersebut. Jika kamu ingin mempelajari lebih dalam, segera ikut kelasnya di sini.
Selalu ingat, ketika mengirim email dalam basis bisnis, kamu harus tahu konteks mengapa email tersebut dikirimkan, apakah perlu menggunakan bahasa yang formal atau informal, dan lain-lain. Miskomunikasi sering terjadi karena berbeda dengan komunikasi lisan dan tatap muka langsung, email hanyalah sekumpulan huruf di layar. Jadi, pastikan kamu menggunakan frasa dan kalimat yang tepat untuk menghindari miskomunikasi ya!
Baca juga artikel lainnya:
